Un grand distributeur rationalise la gestion du personnel et économise 96 % du temps de planification.

Ce détaillant de premier plan a connu des débuts modestes en tant que petite entreprise familiale et est devenu une marque mondialement reconnue, avec une forte présence numérique et un réseau de magasins. Connue pour son engagement en faveur de produits de qualité et d’un design moderne, l’entreprise a élargi son portefeuille pour inclure plusieurs sous-marques qui répondent à une variété de besoins et de préférences de style de la part des clients.

Au fur et à mesure que l’organisation se développait, le besoin d’une plus grande flexibilité et d’une plus grande souplesse s’est fait sentir, en particulier au sein d’une main-d’œuvre nombreuse, flexible et à temps partiel. L’organisation avait besoin d’une solution de gestion des effectifs capable de suivre l’évolution de ses activités et de soutenir son modèle d’entreprise dynamique.

Ce détaillant de premier plan fonctionne avec une grande équipe d’employés à temps partiel et flexibles. Si ce modèle offre une certaine flexibilité, il crée également des défis uniques en matière de gestion des effectifs. Avant Calabrio, l’équipe était confrontée à une flexibilité limitée en matière de planification et à des processus manuels qui nécessitaient plus de 25 heures par mois rien que pour affiner les horaires des agents. Il était difficile de s’adapter aux fluctuations des volumes d’appels et les changements de dernière minute créaient souvent des obstacles.

L’équipe s’efforçait de personnaliser l’échelle au sein de son système de planification, qui non seulement ne répondait pas aux besoins de l’entreprise, mais entraînait également des retards. Même si, au départ, la planification ne semblait pas être le point le plus problématique, il est rapidement apparu qu’il s’agissait d’un domaine d’opportunité essentiel. En outre, le détaillant n’exploitait pas pleinement les fonctions d’automatisation disponibles, telles que la planification des vacances et la gestion des heures supplémentaires. Les prévisions et la planification n’étaient pas étroitement alignées, et la nature manuelle de leurs processus entraînait des inefficacités et un manque de visibilité pour les responsables et les agents.

L’impact de Calabrio WFM a été transformationnel au sein de cette organisation. Ce qui prenait auparavant plus de 25 heures par mois ne prend aujourd’hui qu’une heure, soit une estimation de 1,5 million d’euros. 96% de gain de temps dans les efforts de planification. L’automatisation a remplacé les tâches manuelles, libérant du temps pour la planification stratégique et améliorant l’agilité opérationnelle. La précision des prévisions s’est considérablement améliorée, grâce à l’alignement sur mesure entre les données relatives au personnel et les besoins en matière de calendrier.

Plus important encore, le passage à une approche moderne de la gestion des effectifs a amélioré l’expérience des employés et des clients. Les agents ont désormais un meilleur contrôle sur leurs horaires, et les dirigeants ont une meilleure visibilité et un meilleur contrôle sur leurs opérations. Même les partenaires BPO sont désormais intégrés dans le processus de planification automatisé, ce qui élimine le besoin de constructions manuelles et rationalise les opérations dans tous les domaines.

Le parcours de ce détaillant avec Calabrio montre comment une gestion réfléchie des effectifs peut apporter des gains d’efficacité mesurables, de meilleures expériences pour les agents et une prestation de services plus intelligente et plus agile.