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Case Study

Fexco verbessert ausgelagerte Contact Center Dienstleistungen mit automatisiertem WFM

  • Höhere Vorhersagegenauigkeit
  • Höhere Produktivität
  • Verbesserte Intraday-Planung
  • Mehr Engagement und Eigenverantwortung der Mitarbeiter

Automatisierte Prognosen verbessern die Personalplanung, während der mobile WFM-Zugang die Agenten unterstützt

Herausforderung

Als Unternehmen, das ausgelagerte Kontaktzentren für ein breites Spektrum von Unternehmen – von Start-ups bis hin zu großen Konzernen – betreibt, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Fexco es den Kunden seiner Kunden leicht macht, die Agenten von Fexco zu erreichen, mit ihnen zu kommunizieren und mit ihnen zusammenzuarbeiten.

Das bestehende Workforce Management (WFM)-System des Unternehmens machte es jedoch schwer, diesen Idealen gerecht zu werden. Prognosen und Planungen waren schwierige, manuelle Aufgaben, denen es an den nötigen Erkenntnissen mangelte. So mussten die Leiter von Kontaktzentren, die keinen Einblick in die Daten der Vergangenheit hatten, Prognosen erstellen und Schichten anhand von begrenzten Daten oder aus dem Bauch heraus planen.

Die Führungskräfte brauchten auch bessere und einfachere Möglichkeiten, um die modernen Kundenerfahrungs-Kennzahlen, die sie in den letzten Jahren eingeführt hatten, um die Kundenzufriedenheit und -treue zu erhöhen, wie z.B. Net Promoter Scores (NPS) und Customer Effort Scores, einzubinden und zu messen.

Lösung

Die automatisierten Prognose- und Planungsfunktionen von Calabrio WFM geben den Leitern der Kontaktzentren bei Fexco die Leistung und Flexibilität, die sie benötigen, um einen hervorragenden Kundenservice über jeden Kanal zu bieten – einschließlich eingehender und ausgehender Telefonie, E-Mail, Chat, SMS und sozialer Medien.

Dank der standortübergreifenden Verwaltungsfunktionen können Teamleiter alle Agenten des Contact Centers problemlos von jedem beliebigen Ort aus verwalten, während diese Agenten einen einheitlichen, ununterbrochenen Kundenservice bieten. Genauere Intraday-Prognosefunktionen ermöglichen es Managern, unerwartete Volumina in Echtzeit zu planen, zu überwachen und anzupassen, so dass ihre Teams ihre Service-Level und die damit verbundenen KPIs weiterhin erreichen können, egal was passiert. Und eine einzige Ansicht zeigt die tatsächliche Teamleistung im Vergleich zu den Agentenplänen an, so dass die Manager den Personalbestand proaktiv erhöhen oder verringern können, wenn dies in Echtzeit erforderlich ist.

Mit den Funktionen zur Mitarbeiterbindung können Agenten die verschiedenen Schichtkategorien auswählen, in denen sie arbeiten möchten. Über die mobile App von Calabrio können Agenten auch ganz einfach 2-3 Wochen im Voraus auf ihre Fahrpläne zugreifen und dort auch Änderungen beantragen.

Es ist eine sehr einfach zu bedienende Plattform und hat eine große Sichtbarkeit. Sie können sehr einfach mit großen Datensätzen arbeiten, Sie können Informationen herausnehmen und damit arbeiten und sie dann wieder einbringen. Es ist sehr anpassungsfähig."
Shane Roper –
Manager für Planung und Technologie
Ergebnis

Fexco schreibt Calabrio WFM zu, dass es dem Unternehmen geholfen hat, ein höheres Maß an Prognosegenauigkeit und Produktivität zu erreichen.

Jetzt können Planer problemlos auf historische Daten zugreifen, und zwar in jeder gewünschten Granularität, um stark verbesserte Ganztags- und Intraday-Profile zu erstellen.

Die Agenten haben mehr Eigenverantwortung und können ihre Freizeit besser planen, indem sie ihre mobilen Geräte nutzen, um einfach auf die Dienstpläne zuzugreifen und Schichten zu tauschen. Sie können auch ihre Schichtpräferenzen festlegen, z.B. nur Früh- oder nur Spätschichten arbeiten.