Ik was echt enthousiast over 2020. Ik plande verschillende spreekbeurten, meerdere zakenreizen en nieuwe connecties met klanten, partners en leiders in onze sector. Veel handen schudden, groepsfoto’s, happy hours en gewoon contact maken. Je weet wel, alle dingen die we niet meer mogen doen! De omschakeling van persoonlijke evenementen naar virtuele evenementen was SNEL en we moesten er het beste van maken.
Hier zijn een paar dingen die we tijdens onze recente overgang hebben geleerd waar anderen misschien iets aan hebben:
- Inschrijven is makkelijk, maar aanwezig zijn is moeilijk. Voor een virtueel evenement duurt het slechts een paar seconden om op de link in de e-mail te klikken, maar wanneer het evenement zelf plaatsvindt, verschuiven de prioriteiten. Gemiddeld zag Calabrio een verhouding van 35-40% tussen bezoekers en inschrijvingen. Alles wat beter was dan dat, was een enorm pluspunt. Er moet een dwingende reden zijn om te komen, en niet alleen “de opname later bekijken”. Geef toegang tot “live only” extraatjes, zoals live vraag- en antwoordsessies, direct antwoord op adviesvragen of zelfs tekeningen. Het werkelijke aantal mensen dat teruggaat om de opname te bekijken is in de meeste gevallen vrij klein, dus ze live krijgen zou een grote prioriteit moeten zijn.
- Live contacten met collega’s – Een van de belangrijkste redenen waarom mensen live evenementen bijwonen, is om collega’s uit hun branche te ontmoeten. Mensen met wie ze in contact kunnen komen, problemen kunnen bespreken en oplossingen kunnen vinden. Virtuele evenementen maken dat behoorlijk moeilijk, dus er moet een uitlaatklep zijn. Publieksenquêtes zijn goed, maar om advies, anekdotes en reacties van de aanwezigen vragen is beter.
- Geef iedereen een stem – Als iemand de tijd neemt om te reageren op een evenement, geef hem dan de aandacht die hij verdient. Negeer nooit een antwoord of vraag. Neem de tijd om hun vraag of opmerking voor te lezen aan de groep en zeg wie ze zijn. Mensen houden ervan als hun naam wordt geroepen in een groep, zelfs als het een simpele “Jenna heeft een geweldige vraag” is. Geef ze het gevoel dat ze deel uitmaken van de presentatie en je betrokkenheid zal toenemen.
- Video is de geheime saus – ik aarzel om dit te zeggen, want het is al jaren mijn geheime wapen, maar ik denk dat het bekend is: mensen zien graag de presentator. Video via de webcam verhoogt echt de betrokkenheid. Bonuspunten als de presentator onderhoudend is, maar zelfs bij zeer technische evenementen kan de betrokkenheid toenemen door video’s te delen.
- Verhalen, verhalen, verhalen – Dit geldt ook voor persoonlijke evenementen, maar is nog belangrijker voor virtuele evenementen: vertel verhalen! Geef anekdotes die je boodschap versterken. Een analyse van de aandachtsspanne heeft aangetoond dat wanneer een presentator een verhaal begint te vertellen, de aandacht aanzienlijk verspringt. Onze taak als presentatoren is om goede informatie te geven op een manier die mensen zullen onthouden, en verhalen zijn de beste manier om dat te doen. Bullet points zijn goed, maar verhalen hebben een veel betere slagingskans.
- Probeer ten slotte plezier te maken – Dit is wat jouw evenementpresentatie zal onderscheiden van de rest. Geniet ervan en zorg voor een vleugje lichtzinnigheid. Als jij plezier hebt, zullen je deelnemers volgen, en iedereen heeft een beetje plezier in zijn leven nodig. Zelfs een paar humoristische foto’s in je presentatie kan al genoeg zijn, maar door wat grappen en observatiehumor toe te voegen verander je je presentatie van normaal in speciaal. Bedenk hoe het voelt om persoonlijk deel uit te maken van een saaie presentatie… virtueel is het nog erger! Maak je evenement wat leuker en kijk hoe de positieve reacties van de bezoekers groeien!
Al met al kunnen virtuele evenementen een zeer lonende ervaring zijn, maar het vergt een andere aanpak. Onthoud dat evenementen niet alleen een geweldige manier zijn om informatie te delen en te netwerken, maar ook een kans om je uit te leven en een paar dagen te genieten. Probeer dezelfde ervaring virtueel te geven en je deelnemers zullen reageren.
Ik zal deze lessen zelf ook goed gebruiken. Ik heb een aankomend virtueel evenement tijdens de SWPP Annual Conference in augustus. Als je mee wilt doen, kun je je hier registreren!
