Toonaangevende retailer stroomlijnt personeelsbeheer en bespaart 96% van de planningstijd

Deze toonaangevende retailer is van een klein familiebedrijf uitgegroeid tot een wereldwijd erkend merk met zowel een sterke digitale aanwezigheid als een netwerk van winkellocaties. Het bedrijf, dat bekend staat om zijn toewijding aan kwaliteitsproducten en modern design, heeft zijn portfolio uitgebreid met meerdere submerken die voorzien in een verscheidenheid aan behoeften en stijlvoorkeuren van klanten.

Naarmate de organisatie groeide, nam ook de behoefte aan meer flexibiliteit en wendbaarheid toe, met name binnen een groot parttime, flexibel personeelsbestand. Hun organisatie had een oplossing voor personeelsbeheer nodig die gelijke tred kon houden met de veranderende activiteiten en het dynamische bedrijfsmodel kon ondersteunen.

Deze toonaangevende retailer werkt met een groot team van parttime, flexibele medewerkers. Hoewel dit model flexibiliteit biedt, zorgt het ook voor unieke uitdagingen op het gebied van personeelsbeheer. Voordat Calabrio er was, worstelde het team met een beperkte planningsflexibiliteit en handmatige processen die meer dan 25 uur per maand in beslag namen, alleen al om de planningen van de agenten te verfijnen. Aanpassen aan fluctuerende gespreksvolumes was moeilijk en wijzigingen op het laatste moment zorgden vaak voor wegversperringen.

Het team had moeite met het aanpassen van de schaal binnen hun planningssysteem, dat niet alleen niet voldeed aan hun bedrijfsbehoeften, maar ook vertragingen veroorzaakte. Hoewel planning in eerste instantie niet het grootste pijnpunt leek, werd al snel duidelijk dat het een cruciaal gebied van mogelijkheden was. Daarnaast maakte de retailer niet optimaal gebruik van beschikbare automatiseringsfuncties zoals vakantieplanning en overwerkbeheer. Forecasting en planning waren niet goed op elkaar afgestemd en de handmatige aard van hun processen zorgde voor inefficiëntie en een gebrek aan zichtbaarheid voor zowel managers als agenten.

De impact van Calabrio WFM is transformerend geweest voor deze organisatie. Wat vroeger meer dan 25 uur per maand kostte, kost nu nog maar één uur: een geschatte 96% tijdsbesparing bij het plannen. Automatisering heeft handmatige taken vervangen, waardoor tijd vrijkomt voor strategische planning en de operationele wendbaarheid wordt verbeterd. De nauwkeurigheid van de prognoses is aanzienlijk verbeterd dankzij de op maat gemaakte afstemming tussen personeelsgegevens en planningsbehoeften.

Het belangrijkste is dat de verschuiving naar een modern personeelsbeheer zowel de ervaring van de werknemer als die van de klant heeft verbeterd. Agenten hebben nu meer controle over hun roosters en de leiding heeft een betere zichtbaarheid en controle over hun activiteiten. Zelfs BPO-partners zijn nu geïntegreerd in het geautomatiseerde planningsproces, waardoor handmatige constructies niet meer nodig zijn en de activiteiten over de hele linie worden gestroomlijnd.

De reis van deze retailer met Calabrio laat zien hoe doordacht personeelsbeheer kan zorgen voor meetbare efficiëntiewinst, betere ervaringen van agenten en slimmere, flexibelere dienstverlening.